Kein Drama – Handbuch für Freiberufler in den Medien!

Kein Drama mehr: Die Kunst des Umgangs mit Auftragebern in den Medien und Kollegen.

Dieser Blogbeitrag basiert auf meiner fünfjährigen Erfahrung im Konfliktmanagement als Vorsitzender der Foreign Media Association Turkey (FMATurkey.org) sowie auf meiner über 30-jährigen Tätigkeit als Freiberufler im internationalen Rundfunkgeschäft. Im Laufe der Jahrzehnte habe ich in vielen Funktionen gearbeitet – als Radiomoderator, Fernsehjournalist, Regisseur, Kameramann, Fixer, Line-Producer, Videoeditor und Eigentümer von Medienunternehmen.

Ursprünglich habe ich diesen Beitrag vor zwei Jahren für einen Workshop für Mitglieder der Foreign Media Association (FMA) vorbereitet. Ich habe mich entschlossen, ihn zu veröffentlichen, in der Hoffnung, dass er einem größeren Kreis von Medienmenschen zugute kommt.

Mein Ziel

Um mögliche zukünftige Konflikte, Kopfzerbrechen und Reputationsschäden zu vermeiden – für Freiberufler, Produktionsfirmen und Medienunternehmen.

Leider entstehen Konflikte nicht nur zwischen Freiberuflern und Medienunternehmen, sondern auch innerhalb von Freiberuflerteams.
Dies ist ein praktischer Leitfaden, der auf meinen eigenen Erfahrungen basiert. Natürlich gibt es viele Möglichkeiten, mit schwierigen Situationen umzugehen, aber dieser Ansatz hat mir erfolgreich dabei geholfen, unnötige Konflikte zu vermeiden. Ich habe ihn auf die harte Tour gelernt und seitdem immer weiter verfeinert.

1. Bestätigung der Auftragsdetails

Eilmeldungen bedeuten oft kurzfristige Aufträge, viel Stress und knappe Fristen. In solchen hektischen Momenten kommt es leicht zu Missverständnissen – oft wegen lächerlicher, vermeidbarer Details.

Mentalitätsunterschiede
Es ist erstaunlich, wie viele Konflikte durch unnötige Missverständnisse und unterschiedliche Arbeitsweisen entstehen – insbesondere bei internationalen Teams, in denen Kulturen, Erwartungen und Routinen stark variieren. Was für ein Land oder einen Markt „Standard“ ist, muss für ein anderes Land oder einen anderen Markt nicht unbedingt gelten.

„Andere Länder, andere Sitten“

Niemals vermuten — immer bestätigen
Letztendlich sind wir im Kommunikationsgeschäft tätig, und das Sammeln von Fakten ist unsere Job. Dennoch versäumen es viele Freiberufler, Informationen über ihre eigenen Aufträge zu sammeln. Stelle sicher, dass Du den Auftrag richtig verstehst und dass Standards, Arbeitsablauf und Erwartungen übereinstimmen, insbesondere wenn Du zum ersten Mal mit einem internationalen Medienunternehmen zusammenarbeitest.
Überprüfen Sie die Angaben:

Was genau ist meine Aufgabe?
Was erwarten Sie von mir?
Worum geht es in der Geschichte?
Ist meine Buchung bestätigt?
Für wie viele Tage bin ich gebucht? Von wann bis wann?
Welche Ausrüstung wird benötigt und wer stellt sie zur Verfügung?

Budget
Besprechen Sie alles im Voraus und schriftlich:

Wie hoch ist dein Tagessatz oder bietest Du ein Pauschalangebot an?
Kommen Reisekosten hinzu? Wie hoch ist die Obergrenze?
Tagespauschale
Überstundenregelungen
Zahlungsbedingungen

Viele Kunden bitten um einen Kostenvoranschlag. Stellen Sie einen solchen zur Verfügung und bitten Sie sie, ihn schriftlich zu bestätigen, sobald sie ihn akzeptiert haben. Andernfalls sollten Sie einen Produktionsauftrag (PO) anfordern, in dem die wichtigsten Details und die vereinbarte Gebühr aufgeführt sind.

In dringenden Fällen senden Sie eine kurze schriftliche Zusammenfassung per Chat oder E-Mail und bitten Sie sie, Ihre Bedingungen zu bestätigen – einige Stichpunkte reichen aus. Eine schriftliche Zusammenfassung dient als rechtlicher Nachweis, ein mündliches Telefonat hingegen nicht.

2. Während des Auftrags

Überprüfe alles noch einmal mit dem Team vor Ort
Oftmals ist der Produzent, der Sie gebucht hat, nicht die Person, mit der Sie vor Ort zusammenarbeiten werden (z. B. ein Reporter, Regisseur oder Fotograf). Alles, was Ihnen gesagt wurde, sollte wiederholt werden, und die Erwartungen sollten mit dem ankommenden Team besprochen werden.

Weisen Sie auf zusätzliche Kosten hin
Informiere das Team, falls zusätzliche Kosten entstehen. Warte nicht ab.
Zum Beispiel:

“Das können wir machen, aber nur damit Sie es wissen, meine reguläre Arbeitszeit endet in einer Stunde und die Überstunden beginnen – ist das in Ordnung?”
“Ich brauche ein Taxi, um dorthin zu kommen. Kann ich das als Zusatzkosten in Rechnung stellen?”

Probleme mit dem Team vor Ort
Die Person, die vor Ort mit dir arbeitet, entscheidet in der Regel, ob Du gute Arbeit geleistet hast, und hat Einfluss darauf, ob Du die volle Bezahlung erhältst. Wenn es ein Problem gibt, sprich zuerst mit dieser Person. Wenn Du ein Problem mit dieser Person hast und alles mit dem Team vor Ort versucht hast, wende dich vorsichtig an die Person, die dich gebucht hat, oder an einen Verantwortlichen in der Zentrale. Bitten um Unterstützung. Sei höflich und sachlich, und frag, wie das Problem gelöst werden kann. Die meisten Produzenten in der Zentrale sind erfahren und hilfsbereit.

Vorsicht!
Die Kontaktaufnahme mit dem Hauptquartier kann vom Team vor Ort als „Verrat“ empfunden werden. Tu dies nur als letztes Mittel und sei immer diplomatisch. Das Hauptquartier wird sein Team zwar verteidigen, aber in der Regel versuchen, die Situation zu deeskalieren und konstruktive Vorschläge zu machen.

3. Rechnung schreiben

Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden:

Erkundige dich, welche Firmenanschrift und Steuerangaben auf die Rechnung sollen
Liste alle Leistungen und Kosten klar auf – nicht nur einen Pauschalbetrag
Lege Kopien von Belegen bei (Flüge, Taxis, Ausrüstung usw.).
Hinzufügen: „Wir bitten um eine Zahlung innerhalb von 14 Tagen“. (wichtig aus rechtlichen Gründen)
Hinzufügen: „Alle Banküberweisungsgebühren müssen vom Kunden getragen werden“
Bestätige nach dem Versand der Rechnung, dass sie eingegangen und in das Buchhaltungssystem eingegeben worden ist. Andernfalls könnte die Gefahr bestehen, dass sie wochenlang ignoriert wird

Vorsicht vor hässlichen Tricks
Sei dir darüber im Klaren, dass private Produktionsfirmen und Sender, in seltenen Fällen dazu neigen, ihre Gewinnspanne zu erhöhen und dein Honorar aus „technischen Gründen” zu kürzen. Verlange in einem solchen Fall, dass Du das Problem selbst beheben, bevor sie den ausstehenden Betrag reduzieren. Dadurch können Sie in den meisten Fällen wahrscheinlich Geld sparen.

Falls Du feststeckst
Wenn Du in einer Sackgasse steckst und Mitglied einer Organisation bist, sende eine letzte E-Mail und setze dabei deine Vereinigung oder Gewerkschaft in CC.
Schreibe etwas wie:

„Aufgrund der Situation werde ich meinen Medienverband XYZ um Unterstützung bitten.“

Das wirkt in der Regel wahre Wunder. Wenn die Abnehmer erkennen, dass Du kein einsamer Freiberufler bist, sondern Teil einer offiziellen Organisation, neigen sie dazu, die Situation schnell und friedlich zu lösen – es sei denn natürlich, Du hast wirklich keine gute Arbeit geleistet.

Allgemeiner Rat

Mietest Du Ausrüstung oder beauftragst Du Freiberufler? Überlege es dir gut – wenn etwas schief geht, steht dein Ruf auf dem Spiel. Vergewissere dich, dass Du alle Einzelheiten mit der Person, die Du beauftragt hast, schriftlich festgehalten hast.
Zu viel für dich? Lehne den Auftrag lieber ab, als ein schlechtes Ergebnis zu riskieren. Der gute Ruf eines Freiberuflers ist das Wichtigste.
Gerüchte und Klatsch? Sie kommen vor. Manchmal sind sie ein schlechtes Zeichen, manchmal werden sie von neidischen Menschen verbreitet. In jedem Fall sind sie ein großes Problem, das frühzeitig angegangen werden muss.

Ich wünsche Euch viele konfliktfreie Produktionen!
Christian Feiland